Değişim Kontrolü

Değişim kontrolünün amacı, önerilen değişimlerin etkilerinin düzenli olarak gözlenmesi ve sisteme entegre edilmesinin kontrollü ve dökümante edilmiş bir şekilde olmasını sağlamaktır.', 'Her değişim kontrol mekanizması aşağıdaki açıklananlara yatkın olmalıdır;

1) Resmiyet kazanmamış değişimlere engel olmak,
2) Değişim taleplerinin kaybolmamasını sağlamak,
3) Değişikliğin onaylanmadan, yaratacağı etkinin tam olarak değerlendirilmesini sağlamak,
4) Benzer değişikliklerin koordinesini sağlamak,
5) Değişiklikleri planlı, kontrollü ve organize bir şekilde uygulamak,
6) Eğilimlerin ve istatistiklerin analiz edilebilmeleri için geçmiş kayıtları tutmak,

PROSEDÜR HAZIRLAMA

Değişim kontrolünün sağlanabilmesi, ilgili prosedürlerin proje başlangıcında hazırlanmasıyla mümkündür. Böylelikle kullanıcılar için sonradan getirilmiş bir kısıt olmaktan çıkıp, proje temel çerçevesi ve disiplini dahilinde bir kavram olarak ortaya çıkar. Proje yöneticisi, bu mekanizmanın etkin bir şekilde işlemesinden sorumludur.

En kısa-kolay yol eski prosedürlerin projeye göre yeniden yapılandırılmasıdır. Bu durum;

- Amerika’yı yeniden keşfetmekten kurtarır.
- Zaman kazandırır.
- Denenmiş teknikler üzerinden gitmek güveni arttırır.
- Kişilerin önceden prosedürleri tanımaları işi kolaylaştırır.
- Projeler arası karşılaştırma olanağı sağlar.

Prosedürlerin düzenlendikten sonra tüm birimlerce onaylanması ve kullanma sorumluluğunun tanımlanması gerekir. Bu aşamada değişiklik istek onayını kimin yapacağı ve onay/red sürecinin nasıl olacağına karar verilmelidir.
Değişiklik isteğine şu cevaplar verilebilir;

1- Projeye başlayın
2- Reddedildi
3- Daha fazla bilgi gerekiyor
4- Tekrar görüşülmek üzere ileri bir tarihe ertelenmiştir.

Genellikle onay, yürütme komitesi, sponsor yada finans müdüründen çıkacaktır. Unutulmaması gereken bir nokta; sistem geliştirme projelerinde değişiklik istek onayı sadece teknik bir karar değil, aynı zamanda bir işletme kararıdır ve sistem geliştirme departmanı kendi başına karar vermemelidir. Diğer bir yol; detaylı bir başlangıç noktası hazırlamaktır. Örneğin, imzalanmış veri soruşturma formu).Eğer bu yapılmazsa değişim kontrolü başarısızlıkla sonuçlanacaktır. Çünkü prosesin amacı ihtiyaçları tanımlamak değil talep edilen değişiklikleri proje boyutunda değerlendirmektir.

BAŞLATMA
Amaç;
1- Değişiklik isteğini kaydetmek,
2- Prosedürü işleyişe sokmak,
3- Hiçbir değişiklik isteğinin kaybolmadığı güvencesini sağlamak,
4- Tüm değişiklik isteklerinin toplanma noktası olarak işlev görmek
5- Değişiklik talebinin doğru bir şekilde değerlendirilmesi için yeterli bilginin sağlanmasına ön-ayak olmak

Değişiklik isteği kaynakları
a- Kullanıcı/müşteri
b- Yönetim
c- Sistem geliştirme Departmanı
d- Bilgi İşlem departmanı
e- Piyasa-pazar Durumu
f- Yasal
g- Dış tedarikçiler

Projenin tüm kaynaklarına hakim olunursa, dikkatlice izlenebilirler, tüm taleplerin tanımlı ve kayıtlı olduğunu güvence altına alabilir ve prosedürlerin atlanmadığından emin olunabilir.

Bu denetleme mekanizması, değişiklik isteklerine nelerin sebep olduğunu tanımlama çabasına girdiğimizde çok faydalı olacaktır.
Değişiklik istek nedenleri;
1- İş prosedürlerindeki değişiklikler
2- İşletme prosedürlerinin daha iyi anlaşılması
3- Ekonomik ortam / durum değişiklikleri
4- Sosyolojik değişiklikler
5- Kanun değişiklikleri
6- Rakiplere karşı mekanizma geliştirme / ekleme gereği
7- Varolan sistemdeki hatalar
8- Sistemi güncelleştirme gereği
9- Düşük performans
10- Fonksiyonların birleştirilmesi
11- Dış yazılımlardaki değişiklikler
12- Donanım değişiklikleri

İDARE

Değişiklik isteklerini değerlendiren tek bir merci olmasına dikkat edilmelidir. Bu merci sadece değişikliklerle değil aynı zamanda prosedürlerinde etkin bir şekilde işletilip işletilmediğini kontrol etmelidir.
Değişiklik kontrol prosedürü uygulamasındaki başarı, kişisel sistem değişiklik isteklerininin kaydedilmelerini kolaylaştırır.
Çeşitli mekanizmalar kullanılabilir;

- Sistem değişiklik istek formları
- Öneri kitabı
- Dahili formlar (memolar)
- Bilgi masaları
- Proje kayıtları
- Proje ilerleme raporları

Sistem değişiklik istek formları talebi resmileştirmek adına gereklidir. Fakat bu formları doldurmak sıkıcı olduğunda, daha kolay yollar peşine düşülmekte yada çekimser kalınmaktadır. Bu ise birçok önerinin ortaya çıkmamasına neden olmaktadır. Biz yolda kişilerin yazılı formasyondan çekinmelerini önleyici olarak, formun iletileceği kişinin, bilgiyi sözel alıp forma kaydetmesidir. Formun içindeki bilgi alanlarını sorular yöneltip kişiden alabilir.

Koordinatörün bu işten faydası, gerekli olarak kendi standartlarını yükseltmesidir.
Bu aşama prosesin geleceği için temel oluşturmaktadır.

Pratiksel ve mümkün olarak önleyici faaliyetin alınamayacağı bazı durumlar vardır. Örneğin proje yöneticisi veya sponsorun kontrolü dışında olan banka oranlarındaki bir düzeltici faaliyeti kullanmaktır. Bu da sigorta veya şirketin son ürününde bir fiyat artışı olabilir

Proje yöneticisi geçerli olan farklı görüşleri daima göz önünde bulundurmalı ve herhangi bir haraket olmadan bunları hesap etmelidir. Bir karara varıldığında, proje yöneticisi bilmesi gereken tüm tarafların bilgilendirilmesini sağlamalıdır.