RİSK YÖNETİMİ

Giriş

Dğrusunu söylemek gerekirse tüm projelerin mevcudiyetinde riskler vardır. Proje yöneticisinin sorumluluğu da belirlenen tüm riskleri projenin başarısındaki şansların maksimum olması için sağlamaktır.', 'Proje yöneticisi;

n ilgili tüm faktörlerden haberdar olmalı
n olası etkileri önceden görebilmeli
n bilgilerini paylaşmalı
n başarısızlık şansını kabul edilebilir bir maliyet içerisinde minimize edecek şekilde davranabilmelidir.

Risk yönetimi “proje durumunun yeniden düzenlenmesi prosesi ve projenin başarısında bir tehlike olarak belirlenmiş herhangi bir riski azaltmak için pozitif hareketlerde bulunulması” olarak tanımlanabilir.

Riskin Türü

İnsanlar arasında “çok riskli bir proje” diye sık sık söylenen bir söz duymuşsunuzdur. Sanki bu, insanların yaşamak zorunda oldukları olayların bir halidir. Böyle olmakla beraber bu durum genel bir sonuçtur ve “neyin riski?” sorusunun daha fazla tanımlanması gerekir.

Risk yönetiminin hedefleri, bazı istenilmeyen durumların ki normal olarak projenin başarısızlık riski ihtimalinin dikkatlice ayarlanması ve bu durumda beklenilenlerin minimize edilmesi için alınan önlemlerin belirlenmesidir.

Projelerle ilgili olarak belirlenen on iş riski vardır;

n sistem asla sonuçlandırılamayacak
n sistem gecikecek
n proje bütçeyi aşacak
n planlanan kullanıcının içeriği yetersiz kalacak
n sistem fonksiyonel olarak eksik olacak
n sistem hatalar içerecek
n sistemin operasyonu zor olacak
n sistem beklenen performansı vermeyecek
n sistem zor olacak veya mali destek gerekecek
n sistem zor olacak veya maliyet artacak

Yardımcı konular

Ana riskler ile beraber özel bir proje için bu risklerin niçin ilgili olduğunun düşünülmesi de gerekir. Bazı riskler birçok yardımcı konuya sahip olabilirken diğerleri sadece bir taneye sahiptirler.

Bunula beraber proje, ToR’s ve özellikle iyi tanımlanmış hedefler kurulmadan ve kararlaştırılmadan başlatılmışsa, muhtemelen risklerin çoğu pekiştirilecektir.
Bu konular sonuç olarak aşağıdaki gibi gruplandırılmıştır;

n iş ve IT stratejisi
n iş pratiği
n projenin boyutu ve alanı
n proje takımının organizasyonu
n kullanıcılar
n planlama ve kontrol
n teknik geliştirme konuları
n ön hazırlık
n hazırlık
n operasyonlar ve destek

Riskin değerlendirilmesi

Risk değerlendirilmesi, yardımcı konuları denetleyen ve projeyle ilgili riskler hakkında kalifiye raporlar hazırlanmasını mümkün kılan bir prosestir. Risk değerinin iki elemanı vardır ;

n durum değerlendirmesi
n risk analizi

Durum değerlendirmesi, projenin durumunu tanımlayan gerçeklerin araştırılması ve kaydedilmesi prosesidir. Risk analizi bu durum faktörlerini denetler ve bunların projenin riskleri üzerinde olan kümülatif etkilerini belirler.

Bu riskler, bir seri basit durum olasılıklarının bunlara uygulanmasıyla arındırılabilir.

Bu durumlar ;

n Acil
n Alarm
n Çok riskli
n Ilımlı
n Az riskli
n Önemsiz risk
n Risk bulunmadı

Riskin durumu ne olursa olsun, bilinmesi önemli olan şudur; bir riskin tamamiyle bilinmesi otomatikman, onun hakkında birşeyler yapılabilir demek değildir. Bazı riskler minimum sakınılabilir olacak veya maliyetsiz olacak, bazıları sakınılamaz olacak iken diğerleri bir maliyet karşılığı yönetilebilir olacak. Bunun yanında harcanmak için çok para hazırlanır.

Risk Kapsamı

Risk kapsamı, belirlenen risklerden sakınmak için ne gibi pratik önlemlerin alınmasının düşünülmesi veya bunların oluşumundaki etkilerini en azından minimize etme prosesidir.

Risk kapsamının başlıca temellerinden bir tanesi ilgili bölümlerin bilgilerinin, muhtemel hareketlerin proje yöneticisinin kabul sınırları içerisinde olup olmadığı, artmasını içerir. Durum değerlendirmesinden elde edilen teslime hazırlar diğer bölümlerin anlamasının artmasında kullanılabilirler.

Risk sakınması, durumu iyileştirmek için gerekli hareketlerin nerede yapılabileceği prosesidir.

Kullanılan sınıflandırma sistemine dayanarak, risklerin irdelenmesi gibi muhtemelen mantıklı bir düzen olabilir. Öncelik sıralamasına göre;

n aciller
n bilmiyorumlar
n proje yöneticilerinin kendi ToR’ları içersindekiler
n kullanıcı veya ortak hareketlere nerelerde ihtiyaç duyulduğu

Çözüm için yürütme komitesi veya strateji komitesi olmalıdır. Proje yöneticisi kesinlikle her riski kendi üzerine almaz ve bazı durumlarda yapılanlar hususunda otorite olmayacaktır. Yapılması gereken iki temel hareket vardır;

n önleyici faaliyet
n düzeltici faaliyet (duruma bağlı)

Önleyici faaliyet bir risk oluşumunun olası sebebinin yerini belirler. Ve ileride alabileceği hali dikkatle inceler. Düzeltici faaliyet, risk olduğunda neyi etkileyeceğini tayin eder ve amacıda hasarı en aza indirmektir. Örneğin evdeki bir baca yangını risk olsun . Burada önleyici hareket yangının potansiyel nedeni olan ısı dağıtacak bir baca süpürgesi bulmak olacaktır. Eğer bu yapılmazsa bir yangın olacak ve bu durumda geriye ihtimalli hareket kalacaktır. Bu da, yangının etkilerinin minimuma indirmek ve tüm evi yanmaktan kurtarmak için itfaiye ekibini çağırmaktır.

Pratiksel ve mümkün olarak önleyici faaliyetin alınamayacağı bazı durumlar vardır. Örneğin proje yöneticisi veya sponsorun kontrolü dışında olan banka oranlarındaki bir yükselme bir iş riskidir. Bu durumda mümkün olan sadece düzeltici faaliyeti kullanmaktır. Bu da sigorta veya şirketin son ürününde bir fiyat artışı olabilir.

Proje yöneticisi geçerli olan farklı görüşleri daima göz önünde bulundurmalı ve herhangi bir hareket olmadan bunları hesap etmelidir. Bir karara varıldığında, proje yöneticisi bilmesi gereken tüm tarafların bilgilendirilmesinin sağlamalıdır.

RİSK YÖNETİMİNİN KULLANILMASI

Risk Ymnetimi, önceden belirlenmiş konuların yönetimi olarak algılanır. Bu olay işin tamamlandığı proje ilgili tüm bilgilerin güncelleştiği, herşeyin bilindiği bir safha sonunda gerçekleşir.

Proje yöneticisi için Risk yönetimi kullanmanın en iyi yolu, proje hayat döngüsünde veya firma süreçlerinde formal beklentilerin aşıldığı veya saptığı durumlarda kullanmaktır.
Yüksek riskli projelerde, Proje yöneticisi, bilgi akışı arttıkça risk değerlendirmesini de farklı seviyelerde sağlamalı, kontrol etmeli, risk değişikliklerini izlemelidir.

Risk değerlendirmede yazılım kullanımı birçok faydalar sağlamaktadır. Örneğin yaşanmış yada bilinen riskler bir menü dahilinde standart sorulara dönüştürülerek anket yaratılarak, sorgulama yapılabilir. Her projede, her soru, içeriği itibariyle değişebilecek, bu doğrultuda kararlar yada yargılarda değişecektir. Bu aynı zamanda her soruya yanıt vermeyen proje yöneticisi için, diğer detayların araştırıldığı yada incelendiği anlamı taşıyacaktır.
Riskin analiz ve katagorize edilerek modelleşmesi; farklı bilgilere ulaşıldığında yada proje durumu değiştikçe her defasında yeniden değerlendirilebileceği anlamına gelir.
Bu çalışmaların sonucu üst yönetime proje ile ilgili bilgilendirme ve elle tutulur sonuçlar verme açısından işlevseldir.

SONUÇ

Risk yönetimi proje gelişiminin ayrılmaz bir parçasıdır. İşletmeler risk yönetimi vasıtasıyla proje başarısını arttırırken başarısızlık riskinide azaltan bir araç olarak, projenin işletmeye katkısınıda arttırmaktadır.
Riski tanımlarken iş terminolojisi kullanılmalıdır.
Risk proje yöneticisinin omuzlarında bir yük olmayıp, ilgili herkesin sorumluluğundadır.