Proje Dosyası Oluşturma

Tüm proje personeli için bir referans noktası oluşturacak tüm proje belgelerini içeren bir proje dosyası oluşturulmalıdır.

Proje dosyası, projenin bütün yönlerini yansıtan belgelerin düzenli bir şekilde yapılan bir derlemesidir. Burada amaç, proje ile ilgili herhangi bir konuda proje yöneticisine ve diğer ilgilere gerekli bilgilerin sürekli ve güncel olarak hazır bulundurulmasını sağlamaktır. Böyle bir dosyanın açlıması ile ilgili bütün dökümanları düzenli bir şekilde dosyaya girmesini ve korunmasını sağlayacak uygulamaların belirlenmesi proje planlama çalışmasının son fakat önemli bir aşamasını oluşturur.', 'Tipik bir proje dosyasının kapsaması gereken başlıca bilgi ve belgeler aşağıdaki tabloda gösterilmektedir;

1.Genel Proje Bilgisi dosyası

1.1.Proje özet planı: Kapsam, amaçlar, yaklaşım
1.2.Proje uygunluk talepleri
1.3.Ürün ve teknoloji geliştirme projeleri
1.4.Ürün planı
1.5.Sözleşme belgeleri (satış projeleri)
1.5.1.Teklif isteği ve daha sonraki tüm değişiklikler
1.5.2.Teklifler
1.5.3.Orjinal imzalı sözleşme,değişiklikler ve ilgili ek şartnameler
1.5.4.Sözleşme yazışmaları
1.5.5.Kabul belgesi
1.6.İşin tanımlanması
1.6.1.X işletmesi
1.6.2.Yişletmesi

2.Yönetim ve Organizasyon Dosyası

2.1.Temel organizasyon şeması
2.2.Doğrusal sorumluluk Dosyası
2.3.Temel proje ekibi (kadrosu)
2.4.Proje yöneticisinin ve önemli proje elemanlarının iş tanımları
2.5.Önemli fonksiyonel yöneticiler ve projede görevlendirilen
2.6.Politikalar ve direktifler

3.Teknik Dosya

3.1.Teknik yaklaşım
3.2.Sistem spesifikasyonları (şartname)
3.3.Değer mühendisliği (Değer analizi)
3.4.Parçalar şartnamesi
3.5.Üretim şartnamesi
3.6.Çizimler
3.7.Raporlar
3.8.Tasarım inceleme tutanakları
3.9.Üretim planları
3.10.Hesalamalar durumu
3.11.Mühendislik değişiklikleri tutanakları
3.12.Değişiklik kontrol kurulu tutanakları
3.13.Kalite kontrolu, güvenirlik
3.14.Güvenirlik, dayanıklılık ve bakımlılık kontrolu
3.15.Yerinde hizmet ve mühendislik

4.Finansal Dosya

4.1.Hesaplama ve tahminler
4.2.Bütçeler
4.3.Maliyet muhasebesi
4.4.Proje kar-zarar tablosu
4.5.Sözleşme durum raporları
4.6.Proje hesap planı
4.7.Faturalama ve ödeme makbuzları

5.İş Planları ve Çizelgeleri Dosyası

5.1.Projenin parçalanmış yapısı
5.2.Ana çizelge ve önemli olaylar tabloları
5.3.Şebeke planları ve çubuk diyagramları (Gantt, PERT, CPM)
5.4.Ayrıntılı çizelgeler

6.İş yetkisi Dosyası

6.1.İş emirleri (işletme için)
6.2.İş emirleri (diğer bağlı ve ilişkili firmalar)
6.3.Önemli satın alma siparişleri
6.4.Alt sözleşmeler

7.Haberleşme Dosyası

7.1.İç yazışmalar
7.2.Dış yazışmalar
7.3.Telefon görüşmeleri

8.Değerlendirme ve Raporlama Dosyası

8.1.Proje değerlendirme raporları ve tablolar
8.2.Proje değerlendirme toplantıları ve tutanakları
8.3.Yönetim raporları
8.4.Gezi ve inceleme raporları
8.5.Denetçi raporları

Proje günlüğü, olaylar, problemler ve yapılan haraketleri kaydetmek için kullanılmalıdır.