PROJE YÜRÜTME KOMİTESİ

Birçok büyük kuruluş, bilgi sistemlerini farklı işler için çalışan farklı makinalar üzerinde değişik alternatifleri kullanarak geliştirirler. (Network, Veritabanı dağıtımı vb.). Bu kuruluşlar pratik bir yaklaşım olarak her proje çalışmasına bir yürütme komitesi atama yoluna gitmişlerdir. Bir üst komiteye karşı sorumlu olan bu grup, bilgi verme raporlama fonksiyonlarını içermektedir.', 'Aşağıdakilerden oluşur;
1- İhtiyaç duyulan birimden yönetici (sponsor olabilir)
2- BİM
3- Sistem yöneticisi
4- Proje yöneticisi
5- Diğer ilgili kullanıcılar (bölümlerden)
6- Teknik uzman

İş yürütme kurulundan daha fazla teknik özelliklere sahiptir.Sadece bir tek projenin işleyişinden sorumludurlar. Bu suretle kendi sorumluluk alanları dahilinde daha iyi izleme yapabilirler.

Fonksiyonları;

1) TOR’u oluşturmak,
2) Tüm kaynakların uygun ve ortak çalışmalarının sorunsuz yürümesini güvence altına almak adına proje takımına yardımcı olmak,
3) Zorlukları çözmek,
4) İşin ilerleyişini kontrol etmek ve kontrol noktaları oluşturmak,
5) Proje dökümanlarını onaylamak,
6) Standartlara ve prosedürlere uygunluğu denetlemektir.

Diğer Gruplar

Kullanıcı grupları: Aynı sistemde bir çok farklı kullanıcı alanı olduğunda kurulurlar.

1- Kullanıcılar arasında koordinasyon sağlamak,
2- Sistem satıcılarıyla birebir olmamak üzere kontak kurmak,
3- Kullanıcı istekleriyle orantılı satıcıların sistemin bakım ve geliştirilmesiyle ilgili çalışmalarını desteklemektir.

Kullanıcı grubu, çok kullanıcılı sistemlerde başı çekerken, kişisel hevesi yüksek kişilerin biraraya gelmesi ile mümkün olmaktadır.

Çalışma Ekipleri

Proje oluşmasıyla ilgili spesifik bir konuda olmayıp yürütme komitesine raporlama yapan gruplardır.
Basit bir amaca yönelik olarak genellikle dağınık çalışırlar. Ve genellikle sürekli olarak işe devam ederler.
Örneğin;
- Organizasyondaki kişisel bilgisayarların kullanımı
- Güvenlik sistemleri
- Sistem kontrolleri
- Potansiyel kullanışlı araçları geliştirme
Belli bir tecrübe ve bilgi seviyesindeki kişilerden oluşur ve açık net tanımlanmış ToR’u vardır. Organizasyona dağılırlar.

NOT

Yürütme komitesi projenin başarısından birinci derecede sorumludur.
Bazı büyük açıklıkları kontrol eder;
1- Haklı bir sebep yada uyarı olmaksızın oluşan bütçe ve zaman aşımları,
2- Proje amaçlarını (hedeflerini) aşma yada aşamama,
3- İhtiyaçlardaki, ortamdaki ve kaynaklamada oluşan değişikliklere cevap vermeme.

Yukarıdaki tüm maddeler büyük ve küçük projeler için geçerlidir. 3. Şıkta ihmal küçük projeyi büyük proje haline getirebilir. Bu tüm projelerde tek tip yürütme komitesi kurulmasının öneminin altını çizmektedir.

Bu yüzden yürütme komitesi,
- Doğru idare edilmelidir ve bu hususta başkanın rolü çok önemlidir.
- Duyurulmalıdır, aksi takdirde öncül amaçlara ulaşmada başarı mümkün değildir.
- Tüm ilgileri biraraya getirici bir görünümü olmalıdır.
- Zorlada olsa katılım sağlanmalıdır.
- Tam bilgilendirme yapılmalı, yoksa yanlış kararlar çıkabilmektedir.
- Kara alma adına yetkilendirilmelidirler.