Temel Çerçeve (ToR)

n Planlamaya başlamadan önce neyi planladığınızı bilin.

n Yerine getirmek zorında olduğunuz limitlerin neler olduğunu bilin.

n Bu bilgileri standart bir formatta yazılı olarak oluşturun.

n Uygun kişilerle hemfikir olun.

Bu temel çerçeveyi oluşturmak sıklıkla sizin sorumluluğunuzda olacaktır.

‘Taslak’ temel çerçeve (TOR), kullanıcıya/müşteriye götürüldüğünde ve üzerinde görüşüldüğünde pek çok ayrıntının aydınlanmasına yardım edecektir.', '1 - ToR Neden Gereklidir

Eğer birisi için bir iş yaparak zaman geçirdiyseniz ve iş teslim edildiğinde, tam istendiği gibi olmadığından geri çevrilmişse, bu durumun sizi nasıl öfkelendireceğini bilirsiniz.

İşin, büyük bir bölümünün yapısında ve içeriğinde anlaşmak için başlangıçta biraz zaman harcayabiliriz. Bununla birlikte birçok örnekte ve özellikle işlerin daha küçük bölümlerinde bu temel ilk aşamayı atlarız. Diyebiliriz ki ;

“İstenileni tam olarak ortaya çıkarmak için zamanım yok”
“Onun ne kastettiğini biliyorum”
“Onun ne istediğini biliyorum”

Bu tarz davranışın sonuçları, hem sizin için hem de iş için görevlendirilen kişi için bir zaman kaybıdır.

Bu şekilde ziyan edecek ne kadar zamanınız var? Siz, yetersiz, belirsiz tanımlanan görevleri yapmasını istediğiniz insanların zamanını harcayan bir suçlu musunuz?

Bu durumu ortadan kaldırmanın en etkili yolu, bir iş için kabul edilmiş ve istenilenlerin yazılmış olduğu TOR kullanmaktır.

İdeal olarak TOR işveren tarafından yazılmalıdır. Bazı sebeplerden dolayı bunu gerçekleştirmek imkansız olabilir. En etkin yol, işi alanın TOR’ la ilgili kendi taslağını hazırlaması ve onay için görevlendirilmiş komisyona sunmasıdır.

2 - ToR Nasıl Yazılır ?

Minumum İçerik

TOR’ un minumum içeriği görevden göreve değişebilir. Aşağıda verilen liste, yılların tecrübesiyle geliştirilmiş olup maddelerin sıralaması tartışmaya açıktır. Maddelerin bu sırada konmuş olmasının nedeni, İngilizce isimlerinin baş harfleriyle bir kısaltma yapmaktır (BOSCAR)+D

Arka plan (Background)

Nasıl ve neden bu TOR’a vardık? Mesela, bir soruşturmanın sonucunu bulma işi KFR tarafından BG’ ye verilmiştir. Bu soruşturma TOR’ un geçmişine bağlandı.

Amaçlar (Objectives)

Bu işin başarılmasından ne anlıyoruz, kastımız nedir ?

Birden fazla hedef olabilir; bunlar, özellikle ihtiyaç duyulan hedefler olabilir. Hedefler ölçülebilir ve belirlenebilir olmalıdır, böylece onları ne zaman gerçekleştirdiğimizi bilebiliriz.

Ayrıca hedefler gerçekleştirilebilir olmalıdır; gerçekleşme ümidi olmayan bir hedefin verilmesi motivasyonu çok bozar.

Hedef ; “İş nasıl yapılır” değil, “gerçekleştirilmek istenen iş nedir?” olmalıdır.

Örneğin; yeni mevzuatı incelemek ve yeni kanunları sistemimize birleştirme işlemini tanımlamak.

Faaliyet Alanı (Scope)

İşin sınırlarıdır. Bu sınırlar dahili ve harici olarak belirlenebilir.

Örneğin, çalışma, maaş bordrosu ve personel departmanlarını kapsayacak, emekli maaşı departmanını kapsamayacaktır.

Kısıtlar (Kısıtlar)

İşi sınırlayacak şeylerdir. Görsel kısıtlar zaman, insan ve maliyeti kapsar.

Örneğin; Rapor 1 Ekim’ de yayınlanmalıdır. Sadece iki analist MTK ve RJ ilgilenecektir ve son rapor hem kağıt hem de elektronik formda yayınlanmalıdır.

Kabuller (Assumptions)

TOR taslağı derlendiğinde, hazırlayıcı kesin noktaları tahmin etmek zorunda olabilir. Gerçek şudur ki; eğer tahminler TOR’ un içinde yer alıyorsa, tahminler gözden kaçabilir ve kötü sonuçlar meydana gelebilir. TOR taslak aşamasındayken tahminler başlıklı bir paragraf oluşturmak, tahmin işini aydınlatmada etkili bir rol oynayabilir.

Son TOR’ da tahminlerin yeri yoktur.

Örneğin; Nijerya’daki muhasebe müdürünün Ekim ayı süresince görüşme için Londra’ da olabileceği bir tahmindir.

Raporlama (Reporting)

Planlama aşamasında, işi nasıl kontrol edeceğiniz ve raporlayacağınız konusunda açıkça hem fikir olun. Eğer başlangıçta bu tanımlanmazsa kontrol, yeniden planlama ve raporlama için yeterli zaman plana dahil olamayacaktır.

Örneğin; MV yazılı bir gelişme raporunu SF, STC ve PS’ ye her cuma sunacaktır. Eğer plandan sapma gerektirecek herhangi bir olay oluşursa, MV problemi giderecek planları ve teklifleri hazırlayacaktır.

Olası Ek İçerikler

Bilgi Gereksinimi

Arasıra, ekstra bilgi için acil istekleri tanımlamak önemli olabilir. Bu, tahminlerin bir boyutudur ve planlama prosesinde gerekli olabilecek bir bilgi olabilir.

Örneğin; Fizibilite çalışması raporunun tamamlanmasını planlamak için firma dökümantasyon standartlarının bir kopyasına ihtiyaç duyulur.

Çalışma Metodu

Bazı durumlarda (çok ender), çalışma metodunun belirlenmesi gerekebilir veya istenebilir. Geçerli nedenler yoksa bu durum dahil edilmemelidir. Bu, gücenmeleri artırabilir (“Bunu yapacağıma güvenmiyor”) veya demotivasyon sonucunu doğurabilir.

Örneğin, Finansal Denetimler Şubesinde İç Denetim Rehberini izlemek için bu görev gereklidir.

3 - ToR Ne Zaman Uygundur ?

Yeni bir iş, bir kişiden diğerine ne zaman delege edilirse edilsin TOR terimleri genelde önemlidir. Bir iş küçük veya büyük olabilir, TOR’ un kazançları görevin herhangi bir boyutunda anlaşılabilir.

Planlama çemberinde TOR’a uygun dönemler aşağıda sıralanmıştır:

TOR’ları tanımlayın ve hemfikir olun

Gerekli adımları tamamlayın

Mantık silsilesini oluşturun

İşi yapacak kişileri belirleyin

Her adımın ne kadar zaman tutacağını hesaplayın

Planı tamamlayın

İŞİN BİR BÖLÜMÜNÜ YAPIN

TEKRAR GÖZDEN GEÇİRİN

Planlama başlamadan önce TOR kararlaştırılmalıdır; içeriğinden emin olmadığınız bir görevi nasıl planlayabilirsiniz?

4 - ToR Nasıl ve Ne Zaman Gözden Geçirilir

Her iki soru da ‘teslimat (deliverable)’ prensibi etrafında döner.

“Teslimat” bir işin fiziksel sonucudur. Örnekler; bir görüşmenin notlarını, tamamlanmış proje işinin bir parçasını, bir maliyet/kazanç analizi veya herhangi bir rapor teslimini içerebilir. Teslimat, fiziksel bir sonuç olduğundan sadece onun görüntüsünü değil kalitesi de kontrol edilebilir. Böylece bir işteki farklı görevlerin gelişimi hakkında çürütülemez gerçekleri oluşturulabilir. Eğer teslimatlar bize gelişmeyi kanıtlıyorsa, iş incelemelerimizi zamanın keyfi geçişlerine değil teslimatların üretimine dayandırabiliriz.

Bir görevin Çarşamba günü gerçekten tamamlandığını bilmek, geçen Cuma günü yarısı yapıldı denmesinden daha iyidir.

Teslimatların üretimi etrafında TOR’un gözden geçirilmesi planlanmalıdır. ToR’ un, İstenilenleri Raporlama bölümünde, teslimatları belirleyin. Böylece delege eden ve edilen, neyin, ne zaman üretilmesi gerektiğine göre tamamen netleşir.

* TOR üzerinde anlaşılmış, proje sponsoru ve proje ile imzalanmış olmalı, proje dosyasında saklanmalıdır.

1- Normal olmayan bir sözleşmedir.
2- Yapılacak işin yazılı açıklamasıdır.
3- Onaylı ve imzalıdır.
4- Belirsizlikleri ortadan kaldırmaya yöneliktir.
5- Anlam belirsizliği ortadan kaldırmalıdır.
6- Atlanmış öğeleri tanımlamalıdır.

Success Criteria Başarı Kriteri

Measurable Ölçülebilir (Bütünü tanımlama)
Achievable Başarılabilir
Realistik Gerçekçi
Timely Zaman kısıtlı