KALİTE VE PROJE YÖNETİCİSİ

İş sistemlerinin bir parçası olarak hatalar problemleri yaratır, onlar diğer hataları ve onlarda diğer problemleri…. Çalışanlar zamanlarının büyük bir kısmını hata düzeltmekle, birşeyler aramakla, işlerin gecikme nedenlerini araştırmakla, düzeltmekle, yeniden yapmakla yada müşteriden özür dilemek vb. işlerle geçirirler. Buradan hareketle çalışanların zamanlarının 1/3’ünü israf ettikleri ve bu oranında giderek arttığı tahmin edilmektedir.', 'İşlerin başlangıçta doğru yapılması çalışılan dönemde daha yüksek verimlilik ve düşük maliyetler sağlamaktadır. Kalite ve Toplam Kalite Yönetimi yapılan işlerin etkinliğinin, esnekliğinin ve rekabetçi gücünün artırılmasının bir yoludur. Proje yöneticisi bu kalite sürecinde çok önemli bir role sahiptir.

Kalite

Kalite kavramı, tek başına düşünüldüğünde tanımlanması ve ölçülmesi oldukça zordur. Kalite ürün yada servisin mükemmeliğini ifade etmede kullanılır.
Kalite;
n Amaca yada kullanıma uygunluk (J.M.DURAN)
n İhtiyaçları kapsama yada bulundurma memnuniyetini sağlayan ürün yada servis karakteristiklerinin ve özelliklerinin tümüdür.(BS4778-Kalite Sözlüğü)

Kalite ölçümünde temel olarak kullanıcının aldığı ürün yada servisten memnuniyeti kabul edilebilir. Bu ölçüm ise değişik yollarla yapılabilir;

n şikayet oranları
n tahminlerle gerçekleşenler arasındaki farklar (maliyet açısından)

Kalite bir bütündür ve ihtiyaçların karşılanmasıdır. Yüksek yada düşük kalite kavramı tanımlanamaz. Her organizasyon kendi yapısına uygun kalite çerçevesini çizer. Satıldıktan sonra geri dönmeyen ürün, müşteriyi tekrar getirir.

KaliteTerimleri

Gerçekleşen son teslime hazırların kalitesinin, ilgili politika ve prosedürlerde uzlaşıldığının proje süresince gerçekleştirilen aktivitelerde güvence altına alma işlemine kalite kontrol denir. Proje liderinin direk sorumluluğundadır. Kalite Kontrolü;
n Teslime hazırları gözden geçirerek
n Doğruluğunu yada varlığını kontrolle
n İzlenecek adımların yapılandırılmasıyla
n Yapılanların denetimiyle gerçekleştirilir.

Kalite yönetimi; temel kalite kriterlerini içeren yeterli inceleme özelliklerinin proje geliştirme sürecinde kullanılmasını güvence altına alma işlemidir. Bir projede kazanılan bilgi ve deneyim, gelecekteki projeler için bir temel oluşturulur, organizasyonda kalite seviyelerinin iyileşmesini sağlar.

Kalite Yönetim Sistemi
Firmanın kalitenin gerçekleştirilmesi adına geniş anlamda organize olmasıdır. Böyle bir sistemde;

n Proje yada üretimin kalite gereksinim düzeyi belirlenir.
n Bu ihtiyacı karşılayacak önlemler planlanır.
n Gerçekleşmelerin denetimi için kalite kontrolleri yönetilir.
n Düzeltici eylemler planlanır.

Şirket seviyesinde, şirketin kilit fonksyonları olan eğitim, satınalma ve malzeme kontrollerinde de işletilir. Sistemin etkinliği planların işleyişine ve prosedürlerin izlenişine bağlıdır.

Tüm bunlar firma içerisinde, kalite güvence çalışmalarını yapacak, düzeltme çalışmalarını tanımlayacak ve gerçekleştirecek bağımsız bir kalite fonksyonu olması gereğini işaret eder. Bu fonksiyonun kendi içinde gözden geçirilmesi ve periyodik olarak güncellenmesi gerekir. Tüm bu çalışmalar ise üst yönetimce gözden geçirilir.

Kalite Standartları

Kalite yönetimi sistemleri ile ilgili bazı standartlar aşağıdadır.

BS5750 (ISO9000 EN29000)

Firmanın “Kalite satıcı” olmasını garanti altına almak ve satınalmalarında aynı standardı sağlamış firmalarla çalışılacak ortamı yaratmaktır. Daha çok fiziksel ürün çıktısı olan üretim sektöründe kullanımı amaçlanmıştır. Mühendislik endüstrilerine yönlendirilmiş olduğundan, sistem projeleri için oluşturulmuş bir standart değildir.

İlk listelenmiş standartlardır ve seksenli yılların başında yaklaşık 1500 firmada hayata geçirilmiştir.

Zamanla hizmet sektörüde bu standartın değerini anlayıp, kendilerinde uygulamaya, uyarlamaya başladılar. Bunda ISO’nun (Uluslararası Standartlar Organizasyonunun) katkısı büyük olmuştur.

Üç bölüme ayrılır;

Bölüm 1- Tasarım/geliştirme, üretim, yerleştirme ve servis şartnamesi
Bölüm 2- Üretim ve yerleştime şartnamesi
Bölüm 3- Nihai denetim ve test şartnamesi

Tick IT Standartı

BS5750’ye benzer ve onun türevidir. Kaliteli satıcı ve kalite yönetimi sistemlerinin gerektirdiği standartları oluşturma standartıdır. BS5750 üzerinde yazılım geliştiriciler ile satıcılar için gerekli düzeltme ve eklemeler yapılmıştır.

1987 yılında İngiltere Ticaret ve sanayi Odası tarafından yürürlüğe sokulan ve bugüne gelen Tick IT ISO tarafından DIS 9000-3 ile geçici olarak numaralandırılmıştır ve incelenmektedir. Yazılım satıcılarını, alıcılarını ve denetimcilerini hedeflemektedir.

Kapsamı; organizasyonlara yazılım ürün ve servisleriyle ilgili geliştirme, tedarik ve bakım ile ilgili rehber olmaktadır. Ayrıca organizasyonların yazılım ürün ve servisleriyle ilgili satınalma ve denetimlerine yardımcı olur.

Kalite Çemberleri

Kalite çemberi düşüncesi ve kalite yönetim sistemi uygulamalarında amaç kalite ile ilgili oluşan bilgilerin bütün organizasyonda paylaştırılmasıdır. Bazı organizasyonlarda Kalite Kontrol sadece projede oluşturulan kalite kontrol fonksiyonlarınca yönetilir. Bu ise projeden alınan derslerin ve edinilen bilgilerin çoğu zaman proje ekibi içerisinde kalmasına, benzeri problemlerin diğer projelerdede yaşanabilmesine yol açmaktadır. Bu ise tüm organizasyonun performansını olumsuz etkilemekte hatalar ve gecikmelere neden olmaktadır.

Kalite çemberi yaklaşımı “Amerika’yı yeniden keşfetme” problemini ortadan kaldırmayı amaçlar.

Bilgi dağıtımının iki yolu vardır ;

1. Sektörden ürüne. Yeni endüstri standartlarının oluşturulması vb.

endüstri
organizasyon
departman
proje ekibi
ürün

Proje yöneticisi bu süreçte kilit bir rol oynar. Proje geliştirme sürecinde edinilen bilgi kalite yönetim sistemini geliştirici önemli bir girdi oluşturur.

Bilgi ve deneyimlerin aktarılması/hareketi ve paylaşımı proje yöneticisinin görevidir. Firmada tanımlanmış bir kalite fonksiyonu varsa bu görev daha basit halledilebilecektir. Tanımlanmamış kalite fonksiyonu altında ise bilginin paylaşımı konusunda proje yöneticisi güvensiz olacaktır. Proje yöneticisi işi veya diğer projelerle ilgili şeyler hakkında gözü açık olmalı, bilgi iletişiminin sağlandığından emin olmalıdır.

Toplam Kalite Yönetimi

Toplam kalite yönetimi işin bütününde etkinliğin, esnekliğin ve rekabetçi gücü geliştirici düzenlemelerin tümüne verilen addır. Organizasyonun her seviyesinde ve herkesi kapsar. Gerçekten etkin bir organizasyonda tüm bölümler birlikte çalışırlar. Herkes diğerini etkiler ve etkilenir. Japon şirketlerinin başarılarının altında yatan sebep budur. Şirkette yukarıdan aşağıya kalite tanımlanır.

Kaliteyi sağlamada başarı yatay organizasyonlarındır. Diğer bölümün başarısızlığına neden olabilecek yanlış ürün üretilmesini yada geliştirilmesi önlenmeye çalışılır. Yanlış sistemlerin doğru geliştirilmesi önlenmeye çalışılır. ÖR. Programlanan zaman ve maliyet unsurlarında ilerleyen proje kullanıcı isteklerini karşılayamıyorsa.

Toplam Kalite Yönetiminin firmalara faydası;

n Pazar ihtiyaçlarına odaklanma
n Tüm alanlarda yüksek kaliteli performansa ulaşma
n Problem çözmede ekip yaklaşımını geliştirme
n İletişimi sağlayacak prosedürlerin geliştirilmesi ve iyi işin onaylanması
n Kaliteyi iyileştirme

Amaç, toplam kalite yönetimi yaklaşımı altında metod yaratarak, firmadaki atılları yada zararları herkesle beraber ve yaptıkları işi daha iyileştirerek ortadan kaldırmaktır.

Farklı departmanlarda, disiplinlerden ve yeteneklerden gelen insanlar ortak kazanç doğrultusunda bir iletişim kurarlar.

Toplam kalite yönetimine ulaşmak için;

1- Kaliteyi anlamak
2- Kaliteye inanmak
3- Kaliteye dayalı politikayı ortaya koymak
4- Kalite için organize olmak
5- Kalite maliyetlerini ölçmek
6- Kaliteyi planlamak
7- Kalite tasarımını yapmak
8- Kalite sistemini kurmak
9- Kalite kapasitelerini belirlemek
10- Kalite kontrolü sağlamak
11- Kalite için takım çalışması yapmak
12- Kalite eğitimi ve uygulamalarıı yapmak
13- Toplam kalite yönetimini yerleştirmek

Ve tüm yukarıdakilerin ÜST YÖNETİMCE DESTEKLENMESİ gerekmektedir.

Yazılı Kalite Ölçütleri

Sistem geliştirmede; zaman, efor ve kalitenin dengelenmesi gerekir. Zaman ve efor anlaşılabilir ve ölçülebilirdir. Kalite ise daha az anlaşılır ve ölçülebilirdir.
Yazılım geliştirmede seçilen sürecin yapılandırılmasında kalite amaçları iş amaçlarının bir parçası olarak düşünülmelidir. Bu doğrultuda geliştirme hayat döngüsünün ilk aşamalarında sonuç olarak Beklentiler (Requirements) Dokümanı çıkar. Ilerleyen aşamalarda beklentiler dokümanının kalitesi, zaman ve eforu takip etmekte, yapılan gerçekleşmeler doğrultusunda, yetersiz kalır. Bu da her sürecin kalitesinin sonraki sürecin kalitesini etkilediği kabul edildiğinde zincirleme etki dolayısıyla önemi ortaya çıkmaktadır.

1. Proses Kalitesi (ÖR. Verimlilik)

n Ürünün geliştirildiği sürecin olgunluk seviyesinin belirlenmesi
n Daha hızlı geri besleme sağlanarak gelişme sürecinde hesaplanabilirlilik

2. Ürün Kalitesi (ÖR. Güvenilirlik/Devamlılık)

n Ürün yada servis kalitesini belirler
n Yazılımın operasyonel hayatı süresince ölçülür.
n Nihai ürün kalitesini kavratacak ana ölçümler (Program karmaşıklık düzeyi yada spreklere uygunluk)

3. Boyut (ÖR. Toplam fonksiyon sayısı, kod satırları, efor)

Ürün boyutlarının belirlenmesi süreci ölçebilmeyi amaçlar.
Son seçenek eş amaçlar için kullanılan önemli bir ölçüdür;

n Sistem geliştirmede; efor, program ve maliyetleri belirler
n Diğer iki kategorisi için normalleme özeliği sağlar

Ölçülen proje hayat döngüsüne dahil edilmelidir. Birçok ölçü mantıklı olmasına rağmen zor olan hangi ölçümün ürün kalitesini izlemede kullanılacağıdır. Diğer zorluk ise proje sürecinin, iş amaçları, kalite-başarı kriteri ve süreç tipi (uygulanacak) ile ilişkilendirilmesidir. Her ne kadar süreç belirlenir ve ölçümler konursada farklı sonuçlar çıkabilir. Ölçümler;

n Aktivite yada proje sürecinden kaynaklanan hatalar (ÖR. Beklentiler dokümanı- spesifikasyon hata sayısı, kod üretiminde kodlama hata sayısı)
n Ürün testi ölçüleri, test çeşidi sayısı, yapılan test sayısı
n Ürün kalite karakteristikleri ÖR. Güvenilirlik-Hata Sayısı, fonksiyon noktası sayısı
n Verimlilik - fonksiyonel noktaların tespiti, harcanan toplam efor

Kullanılacak ölçüler aşağıdaki kriterler doğrultusunda tanımlanırlar;

1- Projenin ilerleyişine ışık tutar ve bütçe belirlemeye yarar. Ölçülerin rafine edilmesi niteliği arttırır ve benzeri projelerde tahmin gücünde artış sağlar.
2- Problemler doğrultusunda oluşturulan ölçülerden iki sonuç çıkmaktadır.
n Özel bir aşamdaki özel bir ölçü
n Diğer aşamalara değişken etki

Problem kontrolünün süreç kontrolüne etkisi, ölçümlerin kullanışlı ve olumlu etkisini göstermektedir.

Problemler katogorize edilmeli ve görevin boyutuyla ilişkilendirilmelidir. (ÖR. Elli gereksinimde bir hata yada 100 satırda bir hata)

3- Ürün kalite ölçümleri, ürün kalite seviyesini belirler (ÖR. Güvenilirlik, dayanıklılık) Bunlar üst seviye tasarım sürecinde kısaca listelenmeli, aşağıdaki tablodan uygulama aşamaları üzerinde izleme yapılmalıdır. ÖR. Güvenlik kritik sistemi güvenilirlik yönetimi adına faydalar sağlayacaktır.

Genel olarak süreç kalite ölçümleri başlangıç aşamalarında kullanılırken, ürün ölçümleri sona doğru kullanılır.