KİŞİSEL DEĞERLENDİRMELER

İnsanlar uğraşılması en zor ve karmaşık yapı olarak proje ortamında takımı oluştururlar. Bilgi teknolojisi ortamında çalışanlar kurum içinde ilerleme olanağına sahiptirler. Eğer yönetici elemanının ihtiyaçları ile doğrudan ilgili değilse, o eleman başka bir firmaya geçmeyi şahsi ihtiyaçlarına kavuşmanın en iyi yolu olarak görür. Bu durum proje ekibine zaman ve para açısından önemli bir sekte vurur. Bu nedenle personel değerlendirmenin muntazam yapılması, çalışanlara yaptıkları işle ilgili geri beslemede bulunulması ve yönetici açısından da elemanlar için gelecekteki ihtiyaçların tanımlanması açısından çok önemlidir.', 'Amaçlar

Personel değerlendirmesi yapmanın amacı, söz konusu kişinin performansını geliştirirken, aynı zamanda firmada kalmalarını sağlayıcı bir hareket planı geliştirebilmek ve bu planda taraflarla anlaşmaya varabilmektir.

Faaliyetlerin zayıf ve kuvvetli yanları gözlemlenmeli proje sırasında ilerleyişle ilgili gözden geçirmelere dikkat edilmeli ve dökümante edilmelidir. Bu gözlemler doğru yorumlandığında ve karşılaştırıldığında personel değerlendirmelerinin alt yapısını oluştururlar.

Performans gelişimi;
n Yeteneklerin Geliştirilmesi
n Zayıflıkları azaltmak ve güçlü yanlar kurmak
n Alınan dersler ve tecrübeler
n Eğitim
n Danışmanlık ve fikir verme
n Daha yüksek motivasyon
n Yönetimin personeli onaylaması
n Fırsat tanıma
n Hedef verme

n Daha iyi yönetim
n Proje yönetimi
n Bölüm-departman
n Firma

Personel değerlendirilmesi, proje yöneticisinin birçok başlığı elemanıyla tamamıyla açık ve özgür bir görüş ve fikir alışverişi ortamında görüşmesiyle yapılır. Bu başlıklar açık ve net olarak çalışanın iş açıklamasında tanımlı olmalıdır.

Resmi değerlendirmelerde, başlıklar personele en azından bir hafta önce iletilerek ön çalışma yapmasına olanak verir.

Personelin bir önceki değerlendirmeden sonra katıldığı tüm faaliyetler ve yapılan işlerin tarihçesi, toplantı notları da değerlendirme esnasında ek belge olarak tutulmalıdır. Bu belgelerin ulaşılabilir olması, gerçekler üzerindeki anlaşmazlıkları engelleyecektir. Bu arada proje yöneticisini sadece personel sorgulayabilecektir.

Sıklık ve Hedef Belirleme

Resmi değerlendirmelere ek olarak, personelin glişimi ile ilgili gayri resmi tartışmalar, problem tanımlamaları, genel performans seviyesi ihtiyaçlar doğrultusunda istenen sıklıkta gözden geçirilebilir. Bu tür değerlendirmeler kişinin onayı alnımadan resmi kayıtlara sokulmamalıdır. Bu durum güveni kötüye kullanmak olarak yorumlanabilir. Her tür değerlendirmenin yazılı hale getirilmesi çok önemlidir.

Gayriresmi değerlendirmeler, resmi değerlendirmelerin yerini almamalıdır.

Resmi değerlendirmeler altı ayın altında gerçekleştirilmemelidir. Fazla aktivite yer alan projelerde veya proje ekibinin yeni olduğu durumlarda üç ayda bir yapılabilir. Değerlendirmenin en zor yanı hedeflerin belirlenmesidir.

Hedefler;
firmanın;
· amaçlarına ulaşması
· amaçalrını iletilmesi
· çalışanların takdir edilebilmesi
· kaynakların planlanmasına ve kontrolüne yarar.
Bireylere ise;
n bir yöne sahip olma
n işlerini nasıl yaptıklarını bilme
n zamanlarını yönetebilme
n uyumlarını tanımlama gibi kolaylıklar sağlar.

Tüm bunların yanısıra önemli olan ÖLÇÜLEBİLİR olmasıdır. Bu olmazsa bir sonraki gözden geçirmede anlaşmazlıklar çıkabilir ve bu bireyle yöneticiyi karşi karşıya getirir. Münakaşa durumunda öncelikler belirtilmelidir.

Takımın Gözden Geçirmesi

Bireysel değerlendirmelerin yanısıra ekibinde değerlendirilmesi gerekir. Birçok gözden geçirmede genel gelişme ve ekip üyeleri arasında etkin iletişim adına olabilir alanların altı çizilmektedir.

Bu gözden geçirmeler sonucunda çıkarılan değer Proje Yöneticisi’nin kendi performansını ve bunun ekip üzerindeki etkisini göstermelidir. Ekip üyelerince değerlendirilen Proje Yöneticisi ise yapıcı ve proje amaçlarına uygun gözükmektedir.

Geliştirme Planı

Bireysel ve takım değerlendirmeleri Proje Yöneticisi ve ekip üyelerine pozitif bir getiri sağlamıyorsa anlamsızdır. Proje Yöneticisi ve ekip üyeleri arasındaki tüm değerlendirmeler ve uzlaşmalar kaydedilmeli, yayınlanmalıdır. Bu kayıtlardan çıkarılacak gelişim planında, Proje Yöneticisi ve ekibin yükleneceği görevler ve ilgili tarhler belirtilmelidir. Bu faaliyetler tek bireyin yada tüm ekibin performansını yükseltecek faaliyetler olabilir. Proje Yöneticisi seviyesinde toplam kapasitesi, bireysel kapasite kadar önemlidir. Ancak bu durum Proje Yöneticisi’nin BT bölüm ve firma genelinin çıkarları doğrultusunda, bireysel yetenekleri geliştirici faaliyetlere engel olmamalıdır.

Gelişme faaliyetlerinin gerektiği durumlarda, eğitim imkanları tanınmalıdır. Eğitimler bittiğinde derhal pratiğe uygulanmalıdır. Pratik uygulamalar ve eğitim gereksinimi özel projelere yol açabilir. Böylelikle bireysel ve takım potansiyelini geliştirici bir proje oluşturulabilir.Bu eğitimler sadece egzersiz olarak ele alındığında, amaçlara ulaşmada zorluklar yaşanmaktadır.

Çalışanların potansiyelini arttırma çabaları projeye, BT bölümüne veya firma geneline yarayacak amaçlar içermektedir. Amaçlar net olarak tanımlanmalı ve ana amaçlar olmalıdır. Genel proje amaçları doğrultusunda oluşturulmuş özel proje daha verimli olacaktır. Böylelikle Proje Yöneticisi’nin eğitim isteği diğer bölümlerin dirençleriyle karşılaşmayacaktır.

“Özel projeler” , çalışanların alışkın olmadıkları becerilerini kullanmaları ve çalışma anında o ana dek geliştirilmemiş yetenekleri üzerinde pratik yapmaları üzerine oluşturulur. Bu nedenle bu tür projelerde, Proje Yöneticisi daha üst seviyede bir destek, denetleme ve kontrol seviyesi kurma ihtiyacı hissedebilir.

Proje Yöneticisi, proje plan ve programındaki aktivitelerde inilen detay seviyesinin;
n projenin belirlenmiş ana amaçlarına ulaşması
n eleman gelişiminin hedef ve amaçlarına ulaşılmasını sağlıyor ve geliştiriliyor olmasını amaçlar.

Sonuç

Personel değerlendirmeler acil olmamakla beraber önemlidir.

Değerlendirmenin pozitif bir etkisi, motivasyon ve tecrübe olması isteniyorsa;

n Geçerli yani ciddi hazırlanmalıdır
n İyi hazırlanılmalıdır
n Açık objektif, dürüst ve yapıcı olmalıdır
n Geçmişe değil geleceğe yönelik olmalıdır.