Projeyi gözden geçirme kavramı ilk etapta projenin başarılı yapılandırılamadığı anlamına gelebilir. Proje ilerledikçe problemler ortaya çıkmaya başlar.', 'Temel belirtileri;
n Plandan sapmalar
n Yeniden çalışma gereksinimi
n Kalite kontrol ve kalite güvence tarafından onaylanmayan işler
n Duruma yada prosedürlere uygunsuzluk
Proje Gözden geçirme çalışmaları;
n Projenin ileri aşamalarında yeni proje yöneticisinin atanmasında
n İş değişikliğinin getirdiği fonksiyonel beklentilerdeki değişikliklerde
n Kullanıcı ortamını etkileyecek şirket organizasyonu değişikliklerde
n Doğru işlemi güvence altına almak için başlatılır.
Gözden geçirmenin amacı, her ne sebeple olursa olsun; problemi şu anki durumunu ve büyüklüğünü tanımlamak, projeyi sağlam, güvenilir temellere oturtmak için yapılması gerekenlerin açıkça tanımlanmasıdır.
Yaklaşım
1. Projeyi durdurmak - En zor yöntemdir. Proje hedeflerin gerisinde kalmışsa sponsorun duymak istediği en son şey ilerleme olmadığıdır. Gerçekçi hedefler doğru değerlendirme için esas teşkil eder.
2. Tamamını gözden geçirmek - Öncelikle başlangıç aktivitelerinin doğru oluşturulup oluşturulmadığı incelenir.
a. Temel Çerçeve (ToR)
b. Metodoloji
c. Proje planlama ve kontrol
d. Organizasyon
e. Kullanılan teknikler ve araçlar
f. Kalite mekanizmaları
Bunların incelenmesi Proje Yönetim Sistemi ile ilgili durumu ortaya koyacak, atlamalar var ise projenin zor durumda olduğu görülebilecektir. Burada amaç, atlanılanların ve zayıflıkları tanımlamak, erkenden önlemler geliştirmektir.
3. Detaylı gözden geçirme yapmak- Yukarıdaki konuların birarada, daha detaylı olarak aşağıdaki başlıklarda incelenmesidir;
a. Hangilerinin ne şekilde ve kim tarafından kullanıldığının araştırılması
b. Nasıl kontrol altında tutuldukları ve idare edildikleri
c. Bunlarla ilgili zayıf ve güçlü yanlar
d. Risk içerikleri
Sistem analizinde yada tasarımında hata yapmamak gerekir. Proje yönetimi sayesinde can alıcı ve korunması gereken gözden geçirmenin odaklandığı sistem yapısıdır.
4. Düzeltici eylemler - Gözden geçirme sonrasında sonuçlar dokümante edilmeli ve aşağıdaki hususlarda hem fikir olunmalıdır;
a. Bulgular geçerli
b. Proje devam etmeden önce çözümlenmesi gerekeneler
Sponsor, her problemin yada riskin muhatabı değildir. Planlamanın yenilenmesi ve anlaşmalarda görüş bildirir.
İş ve/veya maliyet açısından belli bir kritik zaman çerçevesi etkilenebilir yada kullanıcı belirli riskler altında yaşamayı kabullenebilir. Her zaman kullanıcı özelliği vardır. Bu yüzden gerçekçi bir düzeltmenin yapılmasını sağlayın.
Fikir birliğine varıldığında, düzeltilmiş planklar uygulanabilir ve izlenebilir.
Proje yöneticisi, gözden geçirme çalışmaları sonucu ortaya çıkan etkilerin taraflara iletildiğinden ve gelecekte benzeri problemlerin yaşanmaması adına proje gerekliliklerinin yerine getirildiğinden emin olmalıdır.
Sonuç olarak, projelerdeki problemlerin erken teşhisi, projenin sağlıklı sonuçlandırılmasının garantisi olmaktadır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder