30 yılı aşkın bir süredir bilgisayar sistemleri ile tanışık olarak yaşamaktayız. Ancak bu sistemlerin zaman içindeki gelişmelerine baktığımızda proje yönetimi kavramının öneminin giderek arttığını görebiliriz.
Proje yönetimi kavramı henüz gelişmemiş ve yerleşmemiş iken bu yöndeki uygulama çalışmaları bir yıl kadar sürebiliyordu. Emek yoğun sektörden teknoloji yoğun sektöre geçişte yaşanan zorluklar, ki bu çoğunlukla iş yoğunluğunun artışıydı proje yönetimi (teknolojinin) tekniğinin gerisinde kalmıştır.', 'Sistem projelerinin bazı karakteristik özellikleri şunlardır;
- Standart olmama
- Sürekli değişime tabi olma
- Değişik disiplenlerden kişilerin çalışması
- Proje ekibinin tek bir projede beraber çalışıyor olması
- Verim ölçümünün zor olması
- Kara vericilerin kendileri adına yeni bir alanda olmaları
- Yetki sınırlarının kesin belirli olmaması
- Başarının değişik şekillerde yorumlanabilmesi
BAŞARI ÖLÇME KRİTERİ
Sistem projelerindeki en belli başlı proje başarı ölçütü, yeni sistemin, organizasyon performansına yapacağı katkı olarak nitelendirilebilir. Burada başarıyı tanımlarken üst yönetim bakış açısı olarak ayırırsak, firmanın bilgi stratejisiyle el ele giden ve uzun vadede organizasyon operasyonlarına zarar vermeme olarak özelleştirebiliriz. Yönetimin daha aşağı seviyelerinde doğal olarak başarı kriteri değişecektir.
Kullanıcı ise; sistemin kendi bölümleri için en fazla faydayı en uygun şekilde sağlaması ve kendi operasyonlarına uyması yönünde baskı yapacaktır.
Proje yöneticisi ise; son teslim tarihi hedefi; bütçe ve önceden belirlenmiş amaçlar açısından tanımlayacaktır.
Proje ekibi ise; yukarıdakilere ek olarak, “projede çalışmaktan hoşlanıp hoşlanmadıkları” ve “öğrenecekleri” açısından değerlendirmektedirler. Bir yandan da kariyer planlamalarında olumlu bir rol olarak görmektedirler.
Proje yöneticisi başarı kriterinin geliştiğinin bilincinde olmalı dar ve kişisel yaklaşımlardan kaçınmalıdır. Projenin başarısını bütünde aramalıdır.
BAŞARI İÇİN GEREKEN KRİTERLER
Yapılan araştırmalar ve deneyimler proje başarısını etkileyen faktörlerin aşağıdakiler olduğunu göstermektedir;
1- Proje amaçlarının ve kısıtlarının belirlenmiş olması
2- Projenin planlanması ve personel organizasyonun sağlanması
3- Kullanıcıların katılımı
4- Proje kontrolü
5- Proje yöneticisinin etkililiği
1- Proje Amaçları ve Kısıtları
Amaçlar;
n Anlaşılır
n Net
n Ölçülebilir
n Organizasyon amaçlarına uygun
n Teslime hazırları gösteren
n Zaman sınırlı
n Önem sıralı
n Risk faktörlerini içeren,
n “Nasıl değil “neyi” içeren
n Ulaşılır
n Kolay anlaşılır olmalıdır.
Kısıtlar;
n Yetenekli kaynaklar
n Zaman aralıkları
n Yerleşim
n Teknoloji
n Kalite
n Para
n Zaman
n İnsan
n Diğer maliyetlerdir.
Teknoloji stratejisi;
Günümüzde strateji olmadan hiçbir proje yönetilmez.
2- Proje Planlama ve Personel Organizasyonu
Başarılı sonuç için dikkatli yapılan planlama esastır. Planlama özet ve detay seviyelerini birarada içermeli, sorumluluk tanımlarını ve teslime hazırları göstermelidir. Sorumluluk tanımlarında eksiklik projede başarısızlığa neden olabilir. Plan dahilindeki tahminlerdeki gerçeklik düzeyinin yüksek tutulması amaçlara ulaşmada, ekibin motive edilmesinde ve proje yöneticisinin kredibilitesinin yükselmesinde etkili birinci faktördür.
3- Kullanıcıların Katılımı
Kullanılcıların katılım düzeyi ve kıdemleri belirleyici olmakla beraber, işi üstlenme seviyeleri en önemli faktördür. Doğru kullanıcının doğru işi yapıyor olduğundan emin olunmalıdır. Aktif, bilgili, karar verebilen, bilgi veren ve alan…vb.
4- Proje Kontrolü
Proje sürecinde sık gözden geçirmeler olarakta kabul edebileceğimiz proje kontrolü, son derece önemlidir ve dikkatlice planlanmalıdır. Projenin başarısı, proje kontrol sonuçları doğrultusunda proje ilerleyişinin objektif olarak değerlendirilmesi ve bu doğrultuda işlemlerin başlatılması, yada uygulanmasıyla mümkündür. Değişim kontrol prosesleri tanımlanmalıdır. Potansiyel problem alanları araştırılmalıdır. Proje Yöneticisi’nin karar verebilmesi için yetki düzeyleri tanımlanmalıdır.
5- Proje Yöneticisinin Etkinliği
Projenin merkezi ve sürükleyici gücü olarak proje yöneticisi ürün kalitesi, zaman ve maliyet faktörleri arasındaki ince ayarı yaparak proje başarısında anahtar rol oynar.
Proje yöneticisinin bu rolleri etkin bir biçimde gerçekleştirebilmesi kendisine verilen YETKİ ile doğrudan ilişkilidir.
Proje yöneticisi için aktif bir proje yönetim tarzı başarıda önemli bir faktördür.
Böyle bir Proje Yöneticisi;
- Yönetimi ve kullanıcıları kapsar,
- Değişime ikna eder ve değişimi yönetir,
- Maliyet ve işleyiş öngörülerini yapar,
- Gerekli kaynakları bulur,
- Kriz durumlarını olağan olarak algılar,
- Çözüm üretir.
Başarılı proje yöneticisi;
- Politik
- Sosyal
- Uyum Sağlayabilen
- Gerçekçi
- Projeye inanan
- İzleme sorumluluğu
- Profesyonel bakış açısı
- Pozitif düşünce
- İnsan ilişkilerinde başarılı
- Proje yönetimi deneyimi
- Dinleyen
- Objektif
- Arkadaş, cana yakın
- Açık ve dürüst
- Hayır diyebilen
- Yardımsever
- Başarı heveslisi
- herkes için
- takımın kazanması için
- Disiplinli
- Planlayıcı
- Çalışkan
- Eğitimli
- Analitik düşünce
- Çabuk öğrenen
- Pratik zekalı
- Duygusal devamlılık
- Hafısazı güçlü
- İkna edici
- Kararlı olmalıdır.
Sonuç
Proje başarısı birçok faktöre bağlıdır;
- Başarının tanımlanması
- Başarıyı etkileyen kriterlerin belirlenmesi
- Tüm bu kriterlere profesyonelce yaklaşım
Proje takımına başarı kriteri sorulmalıdır.
Proje müdürü ekibi bir araya getirebilmeli, belkide bir defalığına biraraya gelen bu kişileri birarada uyumlu çalıştırabilmelidir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder